Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

NexLex (“nosotros”, “la plataforma”) es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las reglamenten, adicionen o sustituyan (régimen de protección de datos personales o “habeas data” en Colombia).

Canal de contacto para ejercer los derechos descritos en esta política: soporte@nexlex.co.

2. Datos que recolectamos

Según el uso que le des a la plataforma, podemos tratar:

• Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico, firma u organización, contraseña (cifrada).
• Datos de facturación: razón social y NIT, cuando se registran para efectos de pago y facturación.
• Datos de los procesos judiciales que decides vigilar: número de radicado, actuaciones, partes (demandante/demandado) y notas que registres para generar informes.
• Datos de tus clientes que registras en la plataforma: nombre, correo, número de WhatsApp o teléfono, e interacciones o citas que documentes.
• Datos de destinatarios de notificaciones judiciales electrónicas certificadas: correo, WhatsApp, y los documentos que decides notificar.
• Datos de pago: gestionados directamente por nuestra pasarela de pagos (Wompi); no almacenamos números de tarjeta.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, con fines de seguridad y soporte.

3. Finalidades del tratamiento

• Prestar el servicio de vigilancia judicial automatizada y generar alertas sobre actuaciones nuevas.
• Generar informes de proceso (incluyendo el uso de inteligencia artificial) a partir de la información que registras.
• Enviar notificaciones judiciales electrónicas certificadas por correo o WhatsApp, cuando así lo solicites.
• Gestionar tu suscripción, facturación y cobro recurrente del plan contratado.
• Enviar comunicaciones operativas (alertas, recordatorios de citas, resúmenes) relacionadas con el servicio.
• Prevenir fraude, garantizar la seguridad de la plataforma y cumplir obligaciones legales.

4. Cómo se recolectan los datos

Los datos se recolectan directamente cuando te registras, usas la plataforma o cargas información de tus procesos y clientes. Los datos de las actuaciones judiciales provienen de fuentes públicas de la Rama Judicial de Colombia (consulta de procesos nacional unificada).

5. A quién compartimos los datos

No vendemos datos personales. Compartimos información únicamente con:

• Proveedores tecnológicos que soportan la plataforma (hosting, base de datos, envío de correo y WhatsApp, pasarela de pagos), bajo acuerdos de confidencialidad.
• Los destinatarios que tú mismo designas al enviar una notificación o informe (por ejemplo, tu cliente).
• Autoridades, cuando exista un requerimiento legal válido.

6. Derechos del titular

Como titular de los datos, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

Puedes ejercer estos derechos escribiendo a soporte@nexlex.co desde el correo asociado a tu cuenta.

7. Seguridad y aislamiento por firma

Cada firma que usa NexLex solo puede acceder a los procesos y clientes que ella misma registra — la información está aislada entre firmas. Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o alteración.

8. Transferencia y transmisión internacional de datos

Para prestar el servicio usamos proveedores de infraestructura tecnológica (hosting, base de datos, envío de correo y WhatsApp) cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. Esto constituye una transmisión internacional de datos en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, necesaria para la ejecución del contrato entre tú y NexLex. Exigimos a estos proveedores garantías contractuales de confidencialidad y seguridad equivalentes a las exigidas por la ley colombiana.

9. Validez de las autorizaciones y comunicaciones electrónicas

La autorización para el tratamiento de tus datos, que otorgas al aceptar esta política en el formulario de registro, es un mensaje de datos con plena validez jurídica y probatoria conforme a la Ley 527 de 1999 (artículos 5, 6, 7, 10 y 11) sobre comercio electrónico y mensajes de datos — no requiere firma manuscrita para ser válida y exigible. Lo mismo aplica a las notificaciones, alertas y comunicaciones que la plataforma te envía o que tú generas a través de ella.

10. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

NexLex evalúa periódicamente su obligación de inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al Decreto 90 de 2018, y cumplirá con dicha inscripción cuando se configuren los supuestos legales que la hagan exigible.

11. Integración opcional con Google Drive

Si decides conectar tu cuenta de Google Drive, NexLex solicita únicamente el permiso drive.file (acceso a los archivos y carpetas que NexLex mismo crea o que tú eliges), además de tu correo para identificar la cuenta conectada. NexLex no puede ver ni modificar el resto de tu Drive.

• Qué hacemos con el acceso: crear carpetas por despacho y proceso, y guardar en ellas los documentos de las actuaciones y los resúmenes generados con IA, cuando tú lo pides o activas el guardado automático.
• Qué guardamos: un token de acceso cifrado para actuar en tu nombre, el correo de la cuenta conectada y un registro de los archivos que NexLex guardó (nombre y enlace).
• Qué no hacemos: no vendemos ni compartimos los datos de tu Google con terceros, no los usamos para publicidad ni para entrenar modelos de IA, y no permitimos que personas de NexLex los lean salvo para soporte que tú solicites o por obligación legal.
• Cómo revocar: en Preferencias → Google Drive puedes desconectar la cuenta cuando quieras, o retirar el permiso desde myaccount.google.com/permissions. Los archivos ya guardados permanecen en tu Drive.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

11. Vigencia y cambios a esta política

Esta política rige a partir de su fecha de publicación y podrá actualizarse para reflejar cambios en la plataforma o en la normativa aplicable. Los datos personales se conservan mientras exista una relación contractual vigente y, posteriormente, durante el término requerido por la ley.